Mitos Seputar Penyimpanan Dokumen, Apakah Valid?
Mitos atau tafsiran orang mengenai suatu hal bisa mencakup pada banyak soal, termasuk jasa penyimpanan dokumen. Asumsi-asumsi tersebut sebetulnya muncul lantaran kurangnya informasi dan pemahaman yang dimiliki oleh seorang individu. Agar Anda tidak terkecoh, yuk cari tahu apa saja mitos seputar penyimpanan dokumen dan kebenarannya dalam kelanjutan artikel ini.
Mitos 1: Dokumen harus disimpan selama-lamanya
Mitos pertama tentang layanan pengarsipan berkaitan dengan usia penyimpanan. Banyak perusahaan atau pekerja mengira bahwa dokumen yang diarsipkan itu harus disimpan selama-lamanya. Padahal, sebagian dokumen perusahaan itu memiliki usia penyimpanan yang relatif pendek dan tidak harus disimpan selamanya.
Jika Anda bersikeras untuk menyimpannya selamanya, risiko seperti pencurian identitas, penipuan bisnis, sampai tanggung jawab hukum justru bisa meningkat. Oleh karena itu, mitos seputar penyimpanan dokumen satu ini tidak valid alias salah, ya.
Mitos 2: Menyimpan dokumen fisik itu melelahkan
Kemajuan teknologi dan praktik digitalisasi seperti sekarang pasti membuat Anda juga banyak orang lain berpikir dua kali untuk mengarsipkan dokumen fisik atau cetak di off-site storage. Alasan klasiknya: melelahkan dan tidak praktis. Asumsi ini wajar, mengingat dokumen cetak yang disimpan harus dicari manual, alih-alih digital seperti dalam gawai.
Akan tetapi, layanan pengarsipan tidaklah sekuno itu. Sebab, perusahaan pengarsipan masa kini juga sudah memanfaatkan teknologi digital, yaitu kode batang, untuk memetakan lokasi setiap dokumen. Jika Anda membutuhkan sebuah dokumen, petugas tinggal memindai kode batang dalam database mereka untuk menemukan arsip yang Anda butuhkan. Jadi, mitos kedua ini juga tidak tepat, ya!
Mitos 3: Lokasi penyimpanan dokumen sama amannya dengan ruang kantor
Mitos seputar penyimpanan dokumen berikutnya adalah asumsi bahwa lokasi penyimpanan punya nilai keamanan yang sama dengan ruang penyimpanan berkas di kantor. Nyatanya, menyimpan dokumen – apalagi yang penting dan sangat rahasia – di kantor bisa memiliki risiko kebocoran data, akibat ulah pihak-pihak tidak bertanggung jawab.
Sebaliknya, menyimpan dokumen di layanan pengarsipan dapat menjaga informasi rahasia dokumen-dokumen tersebut. Sebab, lokasi seperti ini memiliki sistem keamanan yang sangat baik. Selain itu, pengarsipan di luar kantor juga dapat melindungi dokumen perusahaan Anda dari bencana alam dan musibah seperti kebakaran. Kesimpulannya, mitos ini juga tidak benar, ya.
Itulah dia beberapa mitos seputar penyimpanan dokumen yang patut Anda ketahui. Apakah Anda masih ragu untuk menggunakan layanan pengarsipan?
